• Stefan Schneider

10 Praxistipps für Outsourcing Projekte im Jahr 2020

Updated: Jan 30

2018 haben nahezu ein Drittel aller Unternehmen IT Dienstleistungen an Outsourcing-Partner abgegeben und 78% davon sind mit Ihren Outsourcing-Vereinbarungen zufrieden. Wenn Outsourcing früher eine reine Maßnahme zur Kostenreduktion war, so bieten die Anbieter heutzutage deutlich mehr als bloß günstige Arbeitskräfte.


Im Folgenden finden Sie die 10 besten Praktiken, denen man für Outsourcing-Projekte folgen sollte.



Stellen Sie fest, ob sich Ihr Projekt für Outsourcing eignet


Nicht alle Projekte können an Outsourcing-Partner übergeben werden.

Outsourcing funktioniert am Besten, wenn das Projekt spezifische Anforderungen hat oder nicht in direkter Verbindung mit dem Kerngeschäft steht.


So wenden sich beispielsweise viele Unternehmen an Anbieter von Cloud Services wie Google Cloud und Amazon Web Services um dort Ihre Websites zu hosten. Das jeweilige Unternehmen mag hervorragend darin sein, Webapplikationen zu entwickeln, aber nicht über die Ressourcen verfügen, um ein Hosting-Environment zur Verfügung zu stellen.


Stattdessen heuert das Unternehmen einen Cloud Service Provider an, um die passende Infrastruktur bereit zu stellen und zu warten. Das Unternehmen erlangt damit den Vorteil einer professionell verwalteten Infrastruktur ohne die Kosten, die die Erhaltung einer eigenen Infrastruktur mit sich bringen würden.


Outsourcing sollte Ihre Teams von unerwünschtem Overhead entlasten und ihnen erlauben, sich darauf zu konzentrieren, was sie am besten können, um Projekte schneller zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.


Stellen Sie einen Plan auf


Entscheiden Sie sich nur welche Dienste Sie outsourcen möchten, sondern wieso Sie diese outsourcen.


Legen Sie klare, realistische Ziele mit eindeutig definierten Timelines fest. So erhalten Sie mehr Kontrolle über Ihr Projekt. Darüber hinaus erlaubt es Ihren Lieferanten realistische und klar definierte Angebote zu erstellen.


Über je mehr Informationen Sie verfügen, desto einfacher wird es die Größe und die Kosten des Projekts abzuschätzen. Und wenn Sie von Anfang an einen guten Plan erstellen, dann verfügen Sie stets über einen Leitfaden, wenn das Projekt einmal vom Kurs abweichen sollte.


Wählen Sie einen Anbieter, dem Sie vertrauen


Ihr Outsourcing-Anbieter ist eine Erweiterung Ihres Unternehmens. Wählen Sie jemand mit dem Sie ein gutes Gefühl dabei haben, ein Geschäft zu teilen und Geschäftsgeheimnisse auszutauschen, oder Ihr Projekt wird keine Fortschritte erzielen.


Als Ausgangspunkt, wählen Sie einen Anbieter, der Ihre Industrie versteht. Dieser potentielle Partner sollte auf einer Linie mit Ihren Zielen und Ihrer Geschäftskultur sein. Je besser der Anbieter Ihre Bedürfnisse versteht, umso reibungsloser wird das Projekt verlaufen.

Wenn Sie sich noch unsicher sind, denken Sie darüber nach ein kleines Testprojekt zu starten! So können Sie die Zusammenarbeit auf die Probe stellen, ohne das Hauptprojekt zu gefährden.


Besorgen Sie sich ein Dedicated Team


Für große Langzeitprojekte, ist es wichtig, über fest zugeordnete Ressourcen zu verfügen.

Viele Anbieter verrechnen anhand eines Zeit & Material Modells. Das Problem mit T & M ist, dass die Anbieter ihre Arbeitskräfte entsprechend der Verfügbarkeit anderen Aufgaben zuordnen können. Das ist ein Vorteil in Flexibilität für den Anbieter, bedeutet aber, dass sich die Teammitglieder ständig ändern.Laufend neue Entwickler in den Prozess einzubinden ist zeit- und kostenintensiv.


Dedicated Teams bedeuten für Sie ein konsistentes Team über die gesamte Lebensdauer des Projektes. Auch wenn dies zunächst teurer ist, so können Sie Geld durch niedrigere Ausgaben für Trainings und Onboardingaktivitäten sparen. Entwickler müssen nur einmalig an das Projekt herangeführt werden. Das Resultat ist ein Team, welches Ihr Projekt von Anfang an versteht.


Agile Development


Agile Development ist die führende Methode im Softwaredevelopment. 71% aller Organisationen benutzen Agile und Agile-Projekte sind 28% nützlicher als traditionelle Projekte.

Agile Development wird in vielen kurzen Iterationszyklen durchgeführt. Jede Iteration dauert nur wenige Wochen und involviert die Produktion, das Testen und das Veröffentlichen neuer Versionen. Man vergleiche dies mit traditionellen Development-Modellen, wo die Zeit zwischen neuen Releases oft mehrere Monate beträgt.

Agile erlaubt es neue Änderungen mit höherer Flexibilität und Geschwindigkeit zu implementieren. Großen Unternehmen wie Microsoft war dank Agile Erfolg in Projekten verschiedener Größenordnung, von Kleinprojekten bis hin zu Enterprise-Level Projekten beschert. Und trotz der hohen Flexibilität bieten viele Anbieter Agile Development zu fixen Kostensätzen an.


Ihre Entscheidung sollte nicht nur auf dem Preis basieren


Viele Unternehmen beginnen mit Outsourcing um Kosten zu senken. Obwohl Outsourcing günstiger ist, sollte dies nicht die einzige Messgrundlage sein.


Der Schlüsselgedanke ist, einen Anbieter zu finden, der günstiger ist als ein eigenes Team, allerdings dasselbe Level an Expertise und Service anbieten kann. Es kann mitunter schwierig sein, diese Balance zu finden, aber man sollte im Kopf behalten: man erhält das, wofür man bezahlt.


Viele erfahrene Outsourcer empfehlen eine Liste von Angeboten zu erstellen und die günstigsten und teuersten Angebote auszusortieren. Anschließend sollte eine der übrigen Optionen, entsprechend des Budgets, der Anforderungen und der Erwartungen gewählt werden.


Outsourcing von Research & Development


Viele Unternehmen führen Forschungs- und Entwicklungsoperationen in-House durch um die Kontrolle über geistiges Eigentum zu behalten. Aber R&D ist schwierig und ohne die richtigen Ressourcen, können Unternehmen mehr Zeit und Geld in die Forschung investieren als in das fertige Produkt.


Outgesourcetes R&D bieten den Unternehmen die Werkzeuge, Technologien und die Expertise, die benötigt werden um schneller am Markt teilnehmen zu können.

Eine beliebte Option ist Captive Units. Captive Units sind dedizierte R&D Zentren, die komplett mit Geschäftseinrichtungen, Angestellten und Managern operieren. Die Ukraine ist einer der führenden Anbieter von Captive Units, mit einem Marktwert von etwa 3 Milliarden Euro.


Dokumentieren Sie alles


Dokumentation ist von integraler Bedeutung um den Fortschritt Ihres Projektes zu verfolgen.

Dokumentation beginnt ganz am Anfang eines ersten Projektplans. Dokumentieren Sie jede Stufe Ihres Outsourcing-Unterfangens, inklusive wichtiger Abgaben, Revisionen und Änderungen des Projektplans, sowie Updates. Dies hilft Ihnen den Projektfortschritt zu messen und gibt Ihnen die nötigen Informationen um das Projekt nach Vertragsablauf weiterzuführen.


Dokumentation muss dabei keine bestimmte Form annehmen. Sie inkludiert Mail, Meetingnotizen, Manuals, Bug Tracker Submissions und sogar Kommentare im Source Code. Das Wichtige ist, dass Aufzeichnungen darüber existieren, was zu welchem Zeitpunkt gemacht wurde.


Sorgen Sie für klare Kommunikation


Nichts ist schlimmer als kollaborativ zu arbeiten ohne zu kommunizieren. Kommunikation erhöht das Engagement beider Parteien, sowie die Awareness über den Status des Projekts.

Dies kann bei Outsourcing-Projekten schwierig sein, insbesondere wenn sich die Teams in unterschiedlichen Ländern befinden. Sprache, Kultur und Zeitdifferenzen wirken sich alle auf die Kommunikation aus. Nichtsdestotrotz, der Fortschritt des Projekts hängt alleine von der Kommunikation ab. Roadblocks, Entwicklungsprobleme und Änderungen der Anforderungen können verheerende Auswirkungen auf ein Projekt haben, wenn Sie nicht zeitgerecht und klar kommuniziert werden.


Mit den Werkzeugen und Technologien, die heutzutage verfügbar sind, gibt es keinen Grund für Teams nicht mehr zu kommunizieren. Wenn Sie kein Meeting von Angesicht zu Angesicht einplanen können, dann führen Sie ihre Meetings über Telefon, schicken eine Mail, nutzen einen Chatroom oder ein webbasiertes Messagingtool. Egal wie Sie es tun, arbeiten Sie weiter zusammen.


Ownership des Projekts


Auch wenn nun ein anderes Unternehmen daran arbeitet, es handelt sich immer noch um Ihr Projekt. Behandeln Sie es, als würde es in-House erstellt werden.


Folgen Sie Ihrem Outsourcing-Team permanent. Nutzen Sie Tools wie JIRA, Trello und Slack um Änderungen, Updates, Ziele und Kommentare des Teams zu verfolgen. Überprüfen Sie die Deliverables regelmäßig und zögern Sie nicht, den Anbieter zu kontaktieren, wenn es Bedenken gibt. Sie sind immer noch der Manager des Projekts.


Jedoch bleibt noch zu sagen, dass sie den Anbieter nicht micromanagen sollten. Diese Verantwortung liegt bei ihm. Nichtsdestotrotz, Sie müssen den Anbieter auf Schiene halten.


Wieso Ukraine


Die Ukraine verfügt über eine 5 Milliarden Dollar IT Outsourcing Industrie die sich rasch zum Top-Export des Landes entwickelt.


Die Ukraine ist die Heimat vieler der erfolgreichsten Entrepreneure der Welt, wie etwa PayPal Co-Gründer Max Levchin und Whatsapp Co-Gründer Jan Koum. Und obgleich China und Indien in Sachen Volumen führend sind, so ist die Ukraine die Heimat einiger der höchst qualifizierten Outsourcing Unternehmen der Welt.


Wenn Sie noch nicht sicher sind, ob sie im Jahr 2020 outsourcen möchten,

wenden Sie sich an uns unter www.EASTablish.com!

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